Quais fornecimentos terceirizar?
A escolha dos fornecedores e terceirizados mais adequados e de melhor qualidade para a sua escola é um desafio. Mas antes de se falar em escolha de fornecedores, vamos falar o que deve ser terceirizado e o que não é recomendado?
Há setores que devem ser in-house, ou seja, devem ter um time interno, diretamente contratado pela empresa. As escolas não fogem dessa regra – não é qualquer segmento da escola que deve ter profissionais terceirizados. Os setores não-terceirizáveis são fáceis de serem identificados: são aqueles que representam o coração e o pulmão do negócio, aqueles que precisam passar o maior tempo possível na escola e ter um sentimento de dono que só trabalhando para uma única empresa é possível se ter.
Então temos duas questões diferentes para avaliar: a escolha de quem fornece produtos – como o material escolar – à escola e a de quem oferece serviços terceirizados a setores terceirizáveis da escola.
Ou seja, do material de limpeza e didático aos cursos extracurriculares, passando por áreas como alimentação e transporte, os terceiros ou consultorias devem ser bem escolhidos pois passam a fazer parte do dia-a-dia das escolas, a colaborar com uma melhor gestão da escola , e, num cenário positivo, assegurar um plus aos projetos da escola.
Quem escolher? Como escolher? Em que prestar atenção quando contratar fornecedores ou terceirizados?
A resposta parece óbvia: escolher os melhores players do mercado em cada setor com preços e condições acessíveis avaliando o que eles oferecem e quem os representa, prestando a atenção no tipo de serviço, que forma eles oferecem e se o perfil de atendimento se adequa ao perfil e demandas da sua escola. Para facilitar a nossa comunicação, consideraremos aqui fornecedores como quaisquer serviços terceirizados, seja para entrega de produtos ou serviços.
Mas vamos esmiuçar essas dicas num roteiro para contratação:
1. Histórico
O primeiro critério de seleção de fornecedores do material escolar é o histórico da empresa. Ao levantar fatores como tempo de atividade, currículo de gestores e diretores, assim como evolução da empresa, é possível ter uma ideia melhor de como ela se desenvolveu.
2. Reputação
Atrelada à análise de histórico está a avaliação de reputação, como segundo critério essencial na seleção de fornecedores. Nela, vamos identificar indicadores que mostram como o mercado enxerga a empresa em questão.
3. Saúde financeira
O critério de saúde financeira visa identificar problemas frequentes de caixa no fornecedor, o que pode comprometer sua operação e indicar problemas maiores envolvendo a gestão da empresa, como incapacidade de honrar pagamentos e compromissos firmados.
4. Clientela
Conhecer os clientes atendidos e satisfeitos com a operação de um fornecedor em potencial é um importante ponto a ser avaliado.
Com base nas informações obtidas, é possível ter um panorama geral de como anda a relação do fornecedor com seus clientes e como a sua demanda se encaixaria nesse cenário.
5. Produtividade
Esse é um dos mais importantes critérios de seleção de fornecedores. Isso porque a capacidade de produção de um fornecedor saudável deve sobrar em relação à sua demanda. Especialmente no caso do material escolar, essencial ao funcionamento da escola, é crucial observar se o fornecedor costuma satisfazer às necessidades da instituição.
6. Logística
Não basta produzir e ser incapaz de entregar os produtos até a sua empresa. Avalie a estrutura logística do fornecedor. Como funcionam suas entregas? Essa empresa costuma cumprir os prazos de entrega?
7. Qualidade
Avaliar a qualidade do produto oferecido, seja por reviews, amostras e relatórios – é um critério essencial na seleção de fornecedores. Ela influencia diretamente no produto final que chega ao seu cliente, ou seja, tem forte impacto em como sua empresa garante a satisfação do público. A qualidade do material escolar diz muito sobre como o público vai enxergar a empresa no mercado, afinal, uma escola preocupada com o bem-estar dos seus alunos irá investir em materiais de qualidade.
8. Comunicação
Um fornecedor confiável e eficiente certamente conta com canais de atendimento e boa comunicação para seus contratantes. Avalie os canais disponibilizados, capacidades de integração e tecnologia de controle utilizada pelo fornecedor em potencial.
9. Flexibilidade
A capacidade e flexibilidade de negociação é um importante critério de seleção de fornecedores, isso porque dá uma dimensão total dos custos e prazos que costumam ser praticados, bem como a abertura do parceiro comercial para se adaptar às suas condições.
Avalie se o fornecedor em questão oferece bons prazos, preços competitivos, opções variadas de parcelamento e meio para pagamento, além de descontos em condições especiais.
10. Inovação
Um fornecedor em constante evolução e que atualiza sua produção de acordo com novas tendências e boas práticas oferece mais vantagens para toda a escola.
Tipos de Contratos
Escolhidos os fornecedores, é importante entender os tipos de contratos pelos quais a escola pode optar e que ajudam a diminuir “o déficit de gestão”. Abaixo os modelos de contrato em diferentes exemplos.
1- O sistema de ensino é uma ferramenta e também um apoio ao trabalho pedagógico e não deve se converter em transferência da gestão do ensino.
2- No segundo caso, figura a terceirização de serviços em áreas que não sejam o foco principal da instituição – cantina e inglês, limpeza, segurança, transporte e material escolar. Para manter a qualidade, contratam-se empresas que tenham competências em atender a demandas específicas. Isso evita que a escola tenha mais gastos e desgaste desnecessário.
3- Existem contratos que são convênios com consultores e empresas que conferem um plus às atividades extracurriculares da instituição, em áreas como robótica, programas bilíngues imersivos, empreendedorismo ou projetos científicos especiais.
Fornecimento de material escolar
No fim de ano que se aproxima, chega o tempo de planejar o próximo ano letivo, e, junto com o planejamento, surge a necessidade de elaborar a lista de material escolar. Embora a maioria das escolas permitam que os responsáveis façam a aquisição dos materiais requisitados nas lojas de sua preferência, a sugestão de papelarias confiáveis, nas quais os pais podem encontrar todos os itens da lista com facilidade, é um grande diferencial. Para a seleção dessas lojas, a escola pode utilizar os mesmos passos pontuados anteriormente para a escolha de fornecedores confiáveis e efetivos.
Além disso, a escola pode realizar parcerias de modo a possibilitar que os pais recebam descontos, uma vez que as vendas tendem a aumentar, o que também favorece a forma como a escola é vista pelos responsáveis.
Em se tratando de sistemas bilíngues, a especialidade WOWL, o que o gestor deve esperar de parceiros neste setor?
A maioria dos sistemas de ensino disponíveis no mercado se propõe a conveniar a instituição, ou seja, você passa a ser cliente desse sistema. Grande parte oferece a possibilidade de reuniões de esclarecimento, programas de treinamento para docentes, sugestões para campanhas de marketing e alguns outros produtos – inclusive material escolar. Entretanto, eles não interferem como o mantenedor dirige a sua escola. No dia a dia é o planejamento, a organização e a experiência da instituição que farão a diferença. O sistema de ensino não é um facilitador que otimiza tempo, diminui a possibilidade de erro e agrega valor ao negócio. Entregamos materiais didáticos a contento em termos de qualidade e prazo e respeitamos os seus conveniados dando suporte sempre que necessário; e, principalmente, que invista no seu negócio e compartilhe com você o mesmo ideal: seriedade no trabalho e excelência na qualidade. Uma das facilidades do sistema de ensino terceirizado é permitir ao coordenador acompanhar o desenvolvimento do professor na sua matéria, em cada sala, durante todo o ano. Ter uma escola de inglês parceira, dentro da instituição, pressupõe compartilhar o mesmo ideal em todos os sentidos, como a qualidade do curso oferecido, os serviços agregados que ela oferece, além de espaço destinado somente para escola de inglês com suas cores, sua marca.
Existem inúmeras vantagens em terceirizar o Inglês na sua escola, tanto quanto outros setores.
▪️Redução de custos
Profissionais especializados em desenvolver materiais, coordenar e capacitar professores de Inglês não é um custo barato. E muitas vezes a escola não tem demanda suficiente para contratar profissionais tão especializados para a sua escola.
Não é necessário contratar, por exemplo, um jardineiro fixo para a escola.
É só especificar para a empresa contratada que você precisa de um jardineiro três vezes na semana.
▪️Mais qualidade
Com a contratação de uma empresa terceirizada, conta-se com especialistas em todas as etapas do processo.
Isso porque a empresa realiza essas atividades todos os dias e já tem uma grande expertise nessas tarefas.
Além disso, está sempre investindo em treinamentos e capacitações de seus colaboradores.
Sendo assim, você não precisa recrutar, treinar, capacitar e aperfeiçoar um colaborador.
▪️Economia de tempo
Ao terceirizar os serviços da sua empresa você consegue uma grande economia de tempo.
Além de delegar a função de recrutar e treinar um colaborador (o que já é uma grande economia), você delega também as funções de reabastecer os materiais, substituir funcionários e lidar com encargos fiscais e folhas de pagamento.
Afinal, o que é mais importante?
O mais relevante na contratação de sistemas de ensino é a combinação de fornecedor (há uma entrega de livros e materiais didáticos diversos) e consultor terceirizado (muitos sistemas de ensino oferecem recrutamento, seleção, treinamento, acompanhamento, planejamentos de aula e curadoria de conteúdos, entre outros), ou seja, combina entregas palpáveis e tangíveis com entregas objetivas mas, de certa forma, intangíveis. Todos os serviços que vêm junto com bons materiais didáticos e escolares podem fazer toda a diferença no valor enxergado pelos clientes da escola.
Ele não precisa assumir a autoria da excelência do seu programa bilíngue, ele é aquele profissional que fica nos bastidores dando suporte à estrela que faz seu show no palco.
A estrela é a escola. O profissional da coxia é o sistema bilíngue competente que faz um conjunto de fatores funcionar trazendo ótimos resultados linguísticos e pedagógicos para a escola.
Afinal, quem ainda não sabe deve saber: os materiais didáticos são como uma andorinha – sozinhos não fazem verão. A mágica está em tudo o que vem com ele e que uma empresa de excelência pode oferecer com custos extremamente acessíveis para você.
Por Bia Willcox